奥克斯集团信息化建设经验分享

2014/2/25 14:54:59【作者】IT总监 胡海斌

一、企业信息化建设情况

奥克斯集团的信息化建设伴随着奥克斯集团的成长而成长,随着企业的壮大而一步步深化。

企业的信息化必须满足大中型集团总部管控的要求来建立。目前,通过ERP、协同办公平台、集团资金系统、集团广域网等信息化工程,奥克斯集团在以下方面已初步实现了总部管控目标:

(一)统一的信息化建设和管理模式

全集团在总部和事业部、分子公司层面都建立了IT部,实现三层架构,2011年开始对IT组织进行了分权管理和矩阵式管理,即重大事项集团管控、集团和下属公司双重管理的机制。

通过一系列信息化制度来保障信息化项目的成功实施。其中主要包括:《信息化管理制度》、《信息化开发和实施指导规范》、《ERP系统操作奖罚条例》、《OA操作奖罚条例》、《PLM操作奖罚条例》、《电子商务采购平台的操作规范条例》等。

按照集团战略管理要求和信息化建设的需求,每年10月份,集团IT开始编制第二年的IT规划和投资计划,在第二年预算执行的过程中引入了重大项目监理,月度工作小结和计划,季度投资回顾,半年和年终IT内部审计等措施,真正做到了“事前有计划、事中有控制、事后有改进”。

为保障企业信息化工作的顺利实施。公司还成立了奥克斯集团信息化指导委员会。指导委员会每个季度例行进行一次会议,通常视议题邀请有关事业部和业务部门负责人与会,讨论和审议有关IT关键项目、人员组织、投资等重大事项。

为了真正实现信息化的异地协同,提高上海、南昌、深圳等生产研发基地及全国各办事处的接入速度和办公效率,集团在2007年开始与中国电信合作建设了速率为2-4M的全国SDH专线网络。

按照IT十二五规划,为了真正实现绿色IT的理念和提高系统运行效率、实现集约化管理,集团在2013年将建设数据中心和企业级云计算中心,从而实现IT基础设施从量的改变到质的飞跃。

(二)统一的财务和资金管理平台:

奥克斯下属企业众多,且为跨行业多地区分布,特别是家电产业竞争激烈,因此必须依靠系统来加强财务管控。从2001年开始,整个集团就开始使用国际知名的SAP系统搭建了统一的集团财务核算体系;统一的集团财务报告体系;09年开始,开始建设统一的集团预算管理体系;

另外,通过ERP升级项目,我们建立了多种成本模型以满足公司在不同时期对产品的成本监控与预测,实现了从原料采购到生产制造全流程的管控与分析。

按照总部管控的目标,公司选择了行业知名的浪潮资金管理系统作为集团资金解决方案,丛2011年中开始实施,到2012年初上线,目前已实现基本功能有:

1) 各级子公司在SAP总账系统、现金管理系统进行日常业务、账务处理,为集团资金管控提供财务核算数据源;

2) 资金系统从SAP的现金管理系统抽取银行存款科目余额与明细记录;


3) 集团融资、或有负债、预警等业务处理统一在资金系统录入与查询、分析;

4) 银企互联平台从银行系统获取的银行数据,通过集成平台传递到集团资金监控系统;

5) 总集团和各级子集团录入预计的重大资金流入、流出、按组织架构和权限查询资金系统的所有报表及相关的资金综合分析。

据不完全统计,资金系统上线后的短短半年时间里,通过账户的集中管理和资金的合理调拨,在提高了资金利用效率的同时还降低了资金的使用成本达到近1000万人民币!

 

(三)集成的生产、供应链和管理平台

经过多年的建设,已经建成“ERP、PLM、CRM、SCM、OA、BI”六大核心系统。但是由于系统建设初期缺乏规划和集团企业的快速发展,也暴露出一些整合方面的问题。

我们计划通过三至五年,即在十二五期间能够通过打造以SAP系统为核心的业务信息平台,全面集成外围各专业化应用系统,构建奥克斯集团化管理的系统应用架构,最终实现“一个整体(集团)、一种语言(数据)、一个目标(奥克斯集团整体利益最大化)”。

(四)一套行政、协同管理(OA

奥克斯集团自01年起就建设有基于客户端的协同OA平台,并在2012年与深圳蓝凌公司合作完成了新的OA信息协同平台的建设,主要实现了以下的功能:

信息门户:

包括搜索引擎、公告新闻、制度文档、个人工作台、业务报表、信息中心、快速链接、排行榜等。

流程管理:

目前覆盖了从集团到各事业部,超过一千个流程。

流程管理实施后,将原流程效率从每个节点平均2.1天处理提升到了目前的0.8天,切实有效的提高了企业工作效率。

知识管理:

我们实现了知识管理的全过程管理,包括:知识收集和分类,发布和控制,地图门户,查询和使用。

目前据不完全统计,已有各类知识文档近两百万份,活跃的读者和作者占总用户数20%左右。并逐渐形成积极向上、健康的学习型企业文化。

(五)全面建设信息安全

企业的快速发展和信息化的推进带来了各方面信息量的急剧增加。而近些年严峻的信息安全形势,也成为了威胁组织生存和发展的重要课题。

管理层已经意识到这方面重要性,集团目前从以下几个方面进行了信息安全有关的管理和加强。

第一, 组织保障。在集团IT管理部中下设立专门的信息安全部门,负责信息系统的体系管理、内部审计和技术上的安全。

第二, 意识加强。我们运用多种手段,如案例教育,沙盘演练等,从员工的入职到离职。都周期性的进行信息安全的不间断教育,并把考核和员工的异动挂钩,持续深入强化意识。

第三, 制度保障。目前集团已制定了《信息安全管理制度》,在《员工手册》中也有明确定义。关键岗位员工100%签署了《保密协定》。从2012年开始,公司每年都邀请行业知名公司对信息系统和信息资源管理展开外部审计,帮助我们持续改进。


第四, 技术保证。目前公司已投入了超过一百万的资金实施了 “文件加密系统”、“DLP(Data Loss Prevention)”项目,购买了IPS(入侵防御系统)等设备真正实现技术保证。

通过这一系列措施,近三年来,奥克斯集团未发生一起重大信息安全事故,IT部门没有出现过关键数据丢失事件。可以说信息安全初见成效,信息安全意识初步深入人心。

二、信息化建设的经验和教训

(一)信息化资金投入

集团逐年加大对信息化项目的资金投入,据统计,2008-2012年总计投入资金超过5000万。特别是最近三年,按照集团战略要求,我们制定了信息化建设的中长期规划,并开始重新架构基础网络架构、ERP系统升级等重大变革的系统,其中仅2012年用于ERP升级的投入就已达到1200万。根据规划,2013年用于新数据中心的建设投资也将达到2000万左右。

(二)信息化建设历程

我们围绕建设总部型信息化架构和加强管理信息化这两个核心方向,采用“总体规划,分步实施”。已经逐步实现了集团总部管控模式化的信息系统的集成并已为企业初步带来了效益。实践证明,企业集团信息化的集成整合已经成为集团企业信息化发展的必经之路!

第一阶段,1998-2003年:按照业务操作要求实施软件,这一阶段,主要实施了SAP 4.6c和基于LotusNotes的办公软件。

第二阶段,2003-2009年:由于种种原因,信息化建设处于调整阶段,但还是利用自身的资源开发引进了部分系统,例如PLM、BI等。

第三阶段,2010-现在:信息化结构升级和转型和全面提升阶段,重新对信息化做了中长期规划,并按照蓝图,对原有系统进行升级,突破信息化薄弱环节,朝集团管控方向迈进,例如ERP平台、资金平台等都已开始建设。

(三)经济、社会效益

通过信息系统以及信息化的过程,我们在以下领域取得一定的经济和社会效益:

第一,有效提升产品质量和顾客满意度

例如SAP的QM模块,PDM和CRM系统,已在家电、手机等事业部全国3000多家营销中心、售后网点应用,总用户数超过4000。呼叫中心已于2007年底建设完成。

第二,促进业务和财务管理效率的进一步提升

例如通过SCM和ERP系统,我们确认了某些业务关键指标:

采购交货及时完成率≥85%;

BOM准确率≥98%;

生产订单及时完成率≥85%;

……

2011年,这些指标的完成率均在90%以上,通过量化数据,我们能够有效的监控企业的业务运营数据,从而为企业经营改进找到“短板”和“瓶颈”。

通过财务一体化和资金项目的实施,使资金按需流动和结算,有助于经营各环节、各阶段的资金调配,使资金使用价值最大化。


高效的应收账管理则加速资金回笼,并利用信息分析等手段来规避财务风险。

第三,创新能力有效提升

近两年,奥克斯集团通过工程技术信息化的实施,将使企业降低直接材料成本、开发成本、质量成本、制造成本,提高生产率,加快产品研发和市场化速度,为企业带来先机。以PLM系统为例,该系统使产品在PLM的控制下以更高的质量性能、更低的成本、更短的时间进入市场。

第四,经济和社会效益的体现

以ERP系统为例,通过全面整合信息流、物流、资金流,使市场响应速度明显加快,端到端时间差缩短,带动产品销量提升,2010—2011年,国内销售额每年递增20%以上,库存周转天数平均每年下降16%,累计创造价值约1.24亿元,制造费用率平均每年下降0.2%,累计创造价值约1.36亿元,停产时间每年下降22%,累计创造价值约5100万元,仅此三项可计算的价值总和就达3.11亿元。

企业通过内部的信息的高效处理,以最快的速度做出反应来满足客户的需求,便于企业留住客户,树立企业的对外形象,稳定自己的客户群落,吸引更多的新客户,不断扩大其外部效益。

目前我们已经获得省市国家近二十项信息化有关的荣誉。

(四)建设经验小结

系统建设过程中我们积累了一定的经验和教训,可供类似的集团型企业提供一定的参考,初步总结有以下几个方面:

第一、要构建平台化软件来整合集团信息化;

第二、建立统一规范的管理基础体系;

第三、在系统选型时一定要关注供应商的实施能力;

第四、注意采用合适的矩阵管理模式;

最后、在决定系统实施时一定要坚持采用先规划,后设计,再重点实施的策略。

我们坚信,按照集团管控的目标,坚持科学发展,坚定不移的深化信息系统的推进,就一定能够实现信息化助力企业腾飞的理想!

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