E化管理,广州石头记“点石成金”

  作者:himi
2007/5/30 12:42:58
本文关键字: 案例交流

1970年在台湾基隆市郊的一家客厅式小型作坊里,开启了石头记惨淡启业的序篇。1997年公司首度注册成立“石头记”服务商标,宣告了中国宝玉石界第一个商业化品牌的诞生。自1998 年起石头记连销专卖店如雨后春笋遍布全国,2005年又在广州投入运营“石头记工业园”,目前园区已实现计算机化管理,成功导入ERP及电子商务系统,是中国宝玉石界率先导入智能化网络管理的企业。

石头记是一个加盟连锁型企业,在ERP项目的规划阶段,“石头记”的管理层一直就在思索:如何在总部和八百余家加盟连锁店间搭建一座集业务往来、信息共享、交流传播为一体的E化平台?于是便有了易桥电子商务系统的选型。希望通过易桥电子商务平台,拓展销售渠道,压缩中间环节及销售成本,提高产品在市场上的竞争力。

石头记信息化架构

石头记总体方案架构如下图:

                                                     

如上图所示,石头记信息化架构共包含三方面的内容:TopGP易拓ERP(企业资源计划)——总部营运及财务管理;企明星经销商管理系统(500家店)——门店进、销、存管理; 易桥电子商务平台——经销商企明星软件与易拓ERP系统网上下单、对帐、库存等数据沟通中间件

易桥”系统的应用

<1>销售订单管理
销售订单管理模块是易桥电子商务平台的重中之重,经销商不仅可以通过Internet向石头记下订单,而且可以通过启明星系统向易桥电子商务平台下订单,订单经过石头记内部的审批后,经系统间的无缝集成直接进入ERP系统,使得石头记与经销商相互迅速反映,节省中间步骤。

在该模块中,经销商还可以通过“下预订单”功能提前将自己的采购信息录入并存储到电子商务系统中,并根据自己实际的采购情况随时修改预订单信息,然后再完成创建订单的步骤,从而大大减轻了由于采购信息不明确而中途作废订单单据,及重新手动录入重复采购信息的烦恼。使得经销商通过Internet下订单更加迅捷、准确。

另外专门为石头记量身定做了三中下单方式:传统的网上购物方式;直接录入订单;格式化的excel上传。

<2>经销商管理
易桥电子商务平台为石头记的每位经销商建立完整详细的经销商主数据,包含经销商基本情况、业务、财务以及经销商的奖金返点、客户投诉、违约状况等多方面的信息。易桥电子商务平台使用经销商主数据来管理客户的送货地址、送货方式、支付方式、价格政策等信息。通过维护经销商主数据,不仅可以方便地管理经销商的网上交易信息,还可以方便管理经销商的奖金返点、客户投诉、违约状况。

<3>产品信息查询
石头记公司产品共分为五个产品线,每个产品线下分为几个到十几个小类。石头记的经销商是按照产品分类编号来采购的(在电子商务系统和ERP中,每个产品线和产品分类都有一个不同的编号,每个产品会有一个产品编号)。
产品分类将按照ERP中对于产品分类设置,在ERP系统中对于产品分类的修改,将通过数据同步机制,更新到电子商务系统中,方便经销商随时查询和了解产品信息,同时实时查询变化的价格。实现了在销售过程中产品的全面管理,大大减少了经销商与石头记营业部之间的电话咨询时间和次数。

<4>财务信息查询
完善的应收应付、网上对帐。石头记与各经销商、供应商的帐务往来信息共享,其中包含产生应收款的单据:“一般退货单 , 收款单 , 费用/配件 , 销货单等”,包括产生应付的单据:“仓退(生产) , 入库(生产) , 付款单 , 杂项应付单等”。不仅经销商、供应商可以准确的了解到自己在某时间段内与石头记间资金的往来状况,而且更加便利石头记财务人员统计每个经销商、供应商的财务信息。系统间的数据交互,避免了人工计算失误,将错误率降至为零。并为石头记财务人员提供准确数据(应收账款、应付账款等),提升企业的风险控制能力。

<5>物流信息查询
通过易桥电子商务平台将经销商的发货信息共享,便利查询购买产品的发货状况,解决发货信息阻塞的困扰。
石头记物流人员根据ERP产生的出货单进行出货,在易桥电子商务平台中录入航空货运单/铁路货运单/汽运货运单,并提供单据套打功能,实现物流部门的无纸化办公,同时经销商也能通过易桥电子商务平台方便的查询到自己的航空货运单、铁路货运单、汽运货运单的信息。

<6>经销商销售、库存透明化查询
石头记的经销商可以通过启明星上报库存数据和当天的销售数据到易桥电子商务平台,石头记相关人员可通过易桥电子商品平台统计经销商的销售及库存情况,各个区域的销售及库存情况,以方便石头记高层做决策支持,利用这些数据指导公司合理制定销售计划和采购、生产计划,适时调整市场策略。另外,石头记通过互联网技术做到对经销商高效、经济、准确的服务和支持,帮助经销商提高管理水平和销售水平。

<7>用户管理
根据石头记的组织框架,实现金字塔似的用户管理。通过属性和规则对用户权限实现灵活、细致、精确的控制和管理,完全做到一对一个性化,不同角色的用户拥有不同的权限和功能,看到不同的信息与内容。

系统带来的效益分析

神州数码“易桥”电子商务平台是基于J2EE架构的企业级电子商务系统,并通过Web Service规范实现了与石头记内部TIPTOP ERP系统、经销商内部的“启明星”系统的无缝集成。为石头记未来的业务拓展,带来了巨大的效益:

        ① 订单的无纸化、沟通的Web化大大降低销售成本;
  ② 准确的销售数据统计,迅速获得销售渠道的信息提高企业销售计划准确性;
  ③ 准确便利的物流查询方式,大大提高客户满意度;
  ④ 新增财务数据统计接口与内部ERP相结合,提升企业风险控制能力;
  ⑤ 与企业内部ERP系统数据交互,降低手工录入订单的错误率;
  ⑥ 根据销售灵活分配内部用户角色和权限,强化企业组织结构,提高管理科学性;
  ⑦ 可掌握经销商的销售状况及库存情况,利用这些数据指导公司合理制定销售计划和采购、生产计划,适时调整市场策略;
  ⑧ 从系统层面控制困扰石头记已久的经销商销售非石头记产品的现象,维护石头记品牌形象;
  ⑨ 由于掌握各地区销售状况,对于某些地区的滞销产品,可以通过系统调拨的方式转移到畅销的地区;
  

石头记电子商务成功的关键因素

<1>突破企业管理瓶颈,建立一套高效、科学的电子商务系统
以石头记为例子,如果石头记只有一套面对经销商开放的电子商务交易系统,经销商通过交易系统所下的订单只是被INTERNET传递到了石头记的商务系统,而商务系统再把订单用人工方式进行处理,不能解决目前困扰石头记的问题,还必须有一套和网上交易系统相连通的ERP系统,可以在ERP系统里处理订单,并将产生的销售数据、财务数据进行科学的整理、统计,最终实现企业最大利润。这样才能更好的简化我们的操作流程,提高效率。对于连锁加盟型企业,建立电子商务系统至少应该有两个环节,外部的交易系统和内部的管理系统,先内而外,而且两者必须实时地连接,缺一不可。

<2>石头记的经营信条
经营信条-“信誉为本 质量为先 团结协作 利益共厚”。
视信誉为企业的生命,把好产品质量要关,团结协作、利益共享是石头记面向市场所做出的承诺。全球经济一体化的环境中,任何实体都不可能唯我独尊,尤其是“石头记”这样的企业规模和结构,更应注重多方面的协作,与水平分工的供货商之间、与遍布全国各地的加盟商之间,在形成理念共识的基础上,追求相互扶持,与互利互惠的良好互动关系。

<3>项目明确清晰的定位
一个项目,要在一个企业内部进行实施推广,首先这个项目要有一个明确清晰的目标,石头记电子商务项目的目标很清楚,那就是“和八百余家加盟连锁店间搭建一座集业务往来、信息共享、交流传播为一体的E化平台”,实现B2B模式的电子商务;其次项目还需要一个明确合理的实施计划和专业的实施团队的支持,为项目的顺利实施奠定了坚实的基础。

<4>公司高层领导的直接关注
从项目立项开始,就得到了石头记公司高层领导的直接关心,任命公司副总经理担任项目总监,信息部主管直接担任项目经理直接领导项目的具体工作,这样就保证了在项目进展过程中的各种协调工作得以顺利进行。

<5>神州数码顾问与客户方项目组成员的默契协作
神州数码顾问的专业精神和认真求实的服务态度得到了石头记高层的认可。在整个电子商务系统实施过程中,客户项目成员对顾问工作的安排积极响应,沟通,逐渐磨合达到了默契的协作,为整个项目的成功上线提供了有效的保障。

<6>易桥产品良好的平台整合性
神州数码易桥电子商务平台和TIPTOP(ERP)系统的良好整合构建了石头记企业信息化的重要部分。系统间的无缝整合保证了企业内部数据和外部数据的永久一致性。不仅如此,易桥电子商务平台通过面向服务的体系结构(SOA),使用Web Service集成技术实现了与SAP、易飞等ERP系统成功集成,为不同企业成功实现B2B。

石头记易桥电子商务平台的成功上线,是企业信息化的重要步骤。不仅实现了电子化销售订单,物流信息管理,产品价格信息共享,同时也提升了公司在业内的知名度。在全球信息化的浪潮中,电子商务技术迅速发展,其强大的供应链管控功能有效的使得企业掌握自己在供应链中的位置,挖掘企业在供应链中的潜在价值,促进了企业科学有效的发展。

来源:IT168

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