S新华书店集团的信息化规划案例(AMT 邓为民)

  作者:邓为民
2004/5/20 13:43:43
企业信息化规划以整个企业的发展战略目标为指导,结合行业对信息技术应用趋势以及行业信息化的最佳实践,提出企业的信息化建设的战略目标,制定企业未来信息化蓝图以及实施保障计划,全面系统地指导企业信息化的进程

本文关键字: 案例交流

企业信息化规划以整个企业的发展战略目标为指导,结合行业对信息技术应用趋势以及行业信息化的最佳实践,提出企业的信息化建设的战略目标,制定企业未来信息化蓝图以及实施保障计划,全面系统地指导企业信息化的进程。信息化规划是信息化建设的基本纲领和总体指向,是企业进行信息化建设的依据。

企业信息化规划的关键成果是企业的信息化蓝图,信息化蓝图规定了企业未来(3-5年)将要建设的信息系统,以及各个信息系统之间的集成关系。在内容上,信息化规划围绕蓝图展开,即以蓝图为核心,阐明为什么、是什么和怎么做,即为什么要建设蓝图确定的信息系统,蓝图确定的各个信息系统内容是什么,蓝图确定的信息系统如何建设。

下面结合S新华书店集团的信息化规划介绍如何制定企业的IT规划,以及IT规划对企业的价值所在。

S集团新华书店集团介绍

S新华书店集团公司具有4大业务板块:出版发行业务板块、旅游板块、文化产业板块以及包含其他业务的综合板块。目前集团确定了建立大型强势的文化产业集团的战略目标,力争在3-5年内使集团的销售收入突破100亿元,经营收入做到全国前三名。

集团是出版行业较早应用信息化的单位之一,信息化应用为推动集团出版发行业务以及其他各项业务的发展起到重要作用,培养了一大批信息化人才。但是,随着中国加入WTO后出版行业对外开放、集团改制进行以及市场竞争加剧,集团的信息化建设越来越不适应集团发展的需要,迫切需要加快信息化建设,塑造集团的核心竞争优势。

S新华书店集团信息化规划的具有以下难点:1、集团的管理架构处在变化之中,未来可能根据业务板块成立事业部、异地分公司是否独立核算等诸多不定因素;2、主营业务板块具有多种业务形式,不同的业务模式之间具有关联关系;3、集团目前信息化部门的职能以及IT人力资源分布不均衡,需要重新配置集团的IT人力资源,并明确集团以及分子公司信息部门的信息化职能。
 
信息化规划的起点:集团战略目标、集团管理以及业务分析

信息化建设归根到底是为企业的管理和业务服务。集团发展战略是对未来业务发展和管理变革做出的总的规划,因此IT规划必须以集团的总体战略为依据,并作为集团发展战略的一部分。

图1 集团信息化战略分析

IT规划首先对集团的发展战略进行分析,并按照图1中所示的分析层次逐渐细分扩展,直至最后分析到每个公司不同的业务模式。针对每一个分析层次,分析本层次的特点,当前的现状以及未来的发展目标,并分析本层次分析内容的关键成功要素,信息化建设的目标根据关键成功因素确定。如针对大众出版物发行公司的连锁发行业务模式:连锁模式的特点是统一采购、统一配送、统一形象 统一标识、统一经营策略;当前的现状是连锁经营已经初步完善,但是还没有发挥出连锁经营的优势;未来的发展目标是建立多种连锁经营形式并存,并成为跨地域的连锁销售渠道;连锁经营的关键成功要素在于:物流、信息化、服务、低运营成本;因此连锁经营未来的信息化建设的目标是:加强连锁经营各个环节的信息共享、提高物流能力和客户服务水平,加强信息分析,更好地制定采购营销决策,降低运营成本。

结合集团未来的发展目标,通过层层分解,并就每一分析层面对信息化的需求和建设目标做详细分析,形成企业未来的信息化建设的目标体系,从而可以从整体把握集团的信息化建设的目标和重点,掌控企业未来信息化建设的全局。

信息化需求分析

在明确了集团战略、集团对分子公司的管控以及各个分子公司业务的发展,明确了各个层次的信息化建设目标之后,需要对集团未来需要建设的信息系统进行分析。

集团未来需要建设的信息系统包括两个方面,如图2所示:

-  在集团对分子公司的管控方面:
集团对分子公司的管理包括6各方面:战略管理品牌管理财务管理人力资源管理、研发管理、信息化管理,其中,财务管理和集团的人力资源管理可以通过信息系统加强管控,支持集团财务和人力资源的集中管理。此外,集团还需要加强进行办公自动化建设,提高管理效率和知识共享;加强商务智能建设,实现对集团的决策支持。

-  在分子公司业务运作层面
在各个分子公司业务层次,分析各个分子公司各种业务模式的特点,提出支持各个分子公司业务运作的信息系统建设方案。

针对集团管理和分子公司主要业务的信息化需求分析,采用以下思路进行:
·当前管理(业务)存在的问题:分析各个管理业务模块运作中存在的主要的问题,制约业务扩大的主要因素是什么,哪些问题可以通过信息化来解决;

·未来的管理模式/业务发展:针对集团的管理,主要探讨在集团的战略目标指引下,集团未来的管理模式,主要包括集团未来的财务管理模式和人力资源管理模式;在未来的管理模式下,集团以及分子公司的权力和义务。对于各个分子公司的业务,需要明确未来的业务发展的规模,业务发展的地理范围,业务模式有何变化,不同业务模式之间的关系;

·管理/业务成功的关键因素:明确集团提升财务和人力资源管理的关键要素,各种业务发展的关键因素;关键要素指明了未来信息化建设的重点;

·管理/业务蓝图:根据集团未来管理模式下和业务发展目标,描绘未来管理和业务蓝图; 明确主要管理功能和业务环节,相互之间的逻辑关系;

·未来信息系统结构:未来的信息系统需要支持未来管理/业务的运作,管理和业务蓝图主要环节确定了未来信息系统的主要功能模块;

·各个功能模块描述:对未来支持管理/业务的信息系统各个功能模块描述,明确未来的信息系统是如何支撑未来管理业务运作的;功能模块描述需要深入到管理和业务的细节;

·信息系统带来的关键价值分析:明确实施信息系统后,将带来哪些关键的改变,这些改变是否与未来的管理模式和业务发展相适应,是否能够解决目前业务运作的问题,通过对信息系统价值的分析,使信息系统的选择着眼于未来的价值,符合信息化建设要以价值为导向的原则。

集团的信息化蓝图:

信息化蓝图是对集团信息化需求的总的反映。它涵盖了集团管理以及业务各个方面的信息化需求,并包含了不同信息系统之间的逻辑关系。根据信息化蓝图,集团未来需要建设的信息系统包括:分销行业企业资源规划系统(ERP),人力资源管理系统、物流管理系统、客户关系管理系统,企业信息门户/办公自动化系统以及商务智能/决策支持系统。各个系统的应用范围见表2所示:

集团未来的信息系统,是集成的信息系统而不是信息系统的简单堆砌。在汇总各个部分的信息化需求时,还需要明确未来不同信息系统之间的集成方式。报告建议尽量采用集成的应用系统,如成熟的ERP能够实现业务财务的集成,针对不同应用系统的集成尽量采用专用集成工具集成,针对集团特殊的业务需要,采取自主开发的方式实现集成。


图3 集团未来的信息化蓝图

当前信息系统的迁移计划:

规划还确定对现有信息系统的取舍,根据对集团现有应用系统的诊断分析,保留目前门店使用的POS系统,以及现有的硬件基础设施,对其他信息系统进行替代。在新系统上线之前,现有系统继续由各个分子公司的人员负责维护,同时,在现有系统停止使用之前,尽量不在现有系统基础上做外挂应用系统的开发。
 
集团信息化实施计划

信息化的实施计划是在解决了为什么以及是什么之后,解决怎么做的问题。实施计划部分主要采用以下思路完成:

·明确未来的信息化建设项目:信息蓝图以及信息基础设施规划明确了未来需要建设的信息系统,一般按照信息系统在不同分子公司的应用的情况确定建设项目,在未来的信息化建设中,根据集团的实际情况以及信息化建设的规律,需要对不同的信息系统进行合并建设:如教材发行公司的ERP与CRM需要把两个系统同时建设;同时,对于某些信息系统的建设,需要分拆成多个信息化建设项目,如集团的物流管理系统建设,需要分拆成物流中心储运系统建设和未来物流信息系统建设两个项目;

·各个建设项目的资源需求:信息系统建设的资源需求主要包含三方面:时间、人力资源和资金需求。其中时间是信息化项目建设开始到上线运行的时间;人力资源包含实施人员和维护人员;资金需求指购买信息系统以及实施信息系统的资金,按照常见的信息系统计价方式估计。


·信息化项目的实施计划:确定各个项目建设的先后顺序。从每一个应用系统实施对管理和业务的重要程度与紧急程度两个维度来分析,结合各个项目的实施之间周期,排出各个信息化建设项目的实施计划。

·实施计划对集团的资源需求:根据信息化建设项目的实施计划以及各个建设项目的资源需求,分阶段列出集团进行信息化建设需要的资源。

集团信息化治理建议:

信息化建设的顺利进行不仅需要集团高层领导的全力支持,还需要一个有战斗力的信息部门。目前集团的信息中心力量非常薄弱,不能有效执行集团信息中心作为信息化管理部门的职责,其余的信息人员在各个分子公司分布不均匀,导致各个分子公司信息化水平参此不齐。

信息化管理是集团管理的重要内容,为加强集团未来的信息化建设,集团需要加强信息化管理。当务之急是充实集团信息中心的实力,选拔既懂信息化建设规律又懂管理的复合型人才。根据集团未来信息化建设需求和集团IT人力资源配置现状,提出集团IT人力资源配置方案。该方案增强了集团信息中心的管理实力,明确了集团信息中心、各个分子公司以及专业信息服务公司的定位和职责。

信息化规划对客户的价值

通过信息化规划报告的制定,纠正了客户对信息化建设的错误认识,树理了信息化建设的正确思路。目前,客户已经非常认可信息化规划的价值, 如果早进行信息化就会少走很多的弯路。总的说来,信息化规划对客户的价值主要表现以下方面:

1、从集团整体战略以及管理和业务总体分析信息化建设目标,避免信息化建设只见树木不见森林。

通过对集团战略、集团管理和业务的分析,明确了集团进行信息化建设的目标,形成了信息化建设的目标体系,为集团的信息化建设指明了方向。
 
集团自身进行的信息化建设,通常以问题作为信息户建设的出发点而不是以发展战略目标为出发点,以各个公司的信息化建设需要而不是从集团的信息化发展的需要来考虑,对于信息化需求分析只见树木不见森林,往往信息系统刚刚建设完成就落伍了。
 
2、促进集团就未来的信息化建设达成共识。

信息化规划站在集团战略发展的高度,根据集团未来的战略目标制定集团未来的信息化应用蓝图和实施计划,其根本出发点是集团价值最大化,因此能够就集团的信息化建设在各个分子公司之间达成共识,减少了各个分子公司在信息化建设中的冲突,降低了信息化推进的阻力,能够加快信息化建设进程,降低成本。

3、构建了保证集团信息化建设顺利进行的组织保障。

信息化规划强调信息化建设是集团对分子公司管控的重要职能之一,集团应该加强信息中心的建设,并提出了集团IT人力资源配置建议,指明集团以及分子公司信息部门的主要职能,帮助集团建立了信息化管理体系。

作者联系方式:wayne.deng@AMTeam.org

 

责编:邓为民
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